Электронный документооборот. как это работает и в чем польза

Какие мероприятия запланированы в рамках Концепции ЭДО в 2021 году

Для достижения главной цели Концепции — массового цифрового документооборота — разработчики предложили целый ряд мероприятий:

1. Расширение списка утвержденных форматов электронных документов. В настоящее время «электронка» связана в основном со взаимоотношениями с ФНС (те же счета-фактуры). Следует разрабатывать и внедрять и другие формы электронной документации, отвечающие всему спектру потребностей хозсубъектов, которые будут их применять.
2. Совершенствование правил работы с ЭЦП и применение электронных доверенностей. На текущий момент массовое использование ЭЦП затруднено особенностями ее получения, ограничением сроков применения, несовместимостью разных систем ЭДО. Решать эту проблему по Концепции будут внесением изменений в законодательство об ЭЦП. Например, планируется «отвязать» электронную подпись от носителя и устройства, обеспечив ее удаленное хранение (то есть подписываться можно будет с любого устройства в любом месте, только при наличии интернета).
3. Создание единых технологических правил обмена документами. По данному направлению Концепция предписывает постепенный отход от жесткого алгоритма, по которому документ сначала передается оператору ЭДО, а через него получателю. Например, для различных форматов документов должны быть описаны и узаконены другие варианты передачи и подписания, например, через открытые информационные ресурсы, электронную почту и т.п.
4. Урегулирование правил хранения электронной документации с возможностью их последующего предоставления с подтверждением юридической значимости. В частности, юридическая значимость электронного документа должна сохраняться даже после истечения срока сертификатов ЭЦП, которыми он был подписан, а сам документ должен быть доступен в течение всего предписанного срока хранения.
5. Установка требований к обмену именно электронными документами в определенных случаях. В качестве примера тут можно привести необходимость выставлять только электронные счета-фактуры и УПД при продаже товаров, подлежащих прослеживаемости, с 1 июля 2021 года. В дальнейшем следует ожидать расширения такого рода требований на другие документы.

Как наладить электронный документооборот между хозяйствующими субъектами? Узнайте из нашей статьи «Электронный документооборот между организациями».

1. Совершенствование электронного оборота с органами власти и контролирующими органами. Помимо сокращения затрат хозсубъектов на оформление и заверение бумажных обращений, этот пункт Концепции предполагает и оптимизацию межведомственного оборота. В пример можно привести планируемый с 01.01.2022 переход на проактивные больничные (выплату пособия по больничному от ФСС по факту его закрытия, т. к. все прочие необходимые данные будут иметься у фонда в электронном виде).
2. Переход на ЭДО внутри хозсубъектов. В рамках этой задачи будут пересмотрены регламенты создания и хранения внутренней документации и минимизирована необходимость подготовки и хранения бумажных форм.

Как внедрить ЭДО в своей компании, мы подробно рассказали в статье.

1. Расширение ЭДО на юрисдикцию иностранных государств. В первую очередь электронный обмен планируется наладить в рамках ЕАЭС. Однако в планах и согласование форматов электронной документации с другими иностранными контрагентами, и использование таможенных документов для проверки ЭЦП зарубежного контрагента.

Какие преимущества внедрения электронного документооборота?

Преимущества внедрения ЭДО такие:

• экономия денежных средств. Компания вполне может сэкономить на оплате услуг курьера, конвертов и марок, почтовых отправлений. Изначально кажется, что это не большие деньги, но за год выходит достаточно внушительная сумма;
• экономия времени. Обмен документами по электронному документообороту проводится в считанные секунды, как и при отправке писем по e-mail;
• постоянный доступ. Пользователь может работать с документами не только непосредственно на рабочем месте, но и в отпуске или при болезни. Достаточно установить на ПК цифровую подпись;
• безопасность и конфиденциальность. При использовании ЭДО важная документация не попадет в руки третьих лиц. Кроме того, утерянный документ за предыдущий период всегда можно будет восстановить;
• облачное хранение. Вся документация будет храниться в специальном «облаке», а потому не нужно оборудовать отдельное помещение для ее хранения.

Каждый документ, хранящийся в системе ЭДО, в любой момент можно распечатать. При этом на нем будет отметка ЭЦП и уникальный ID в системе ЭДО.

Транскрипт

Сайт: https://tcrypt.ruТелефон: 8 800 333 80 89Стоимость: тарифы — от 700 р.

Работайте с формализованными и неформализованными документами. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят через форматный контроль, это исключает возможность ошибки при приеме контролирующими органами.

Обменивайтесь электронными документами с контрагентами, работающими в других системах ЭДО, или отправьте документ на согласование сотруднику/подразделению.

В системе фиксируются все этапы движения документа внутри компании: когда и кем был подписан, отправлен или получен документ. Документы передаются по защищенному каналу, вероятность подмены и перехвата данных исключена.

Если у вас есть сертификат электронной подписи, достаточно подключиться к Транскрипту, чтобы получать документы.

Все тарифы включают в себя:

• Получение, подписание и обработку входящих документов
• Бессрочное хранение документов на серверах Транскрипта
• Разграниченный доступ для сотрудников
• Техническую поддержку по телефону
• Роуминг действует на всех тарифах

Помогут интегрировать систему электронного документооборота в информационные системы компании, которыми вы привыкли пользоваться:

• Модуль 1С-Транскрипт — автоматизирует работу с бухгалтерскими документами в системе Транскрипт прямо из 1С
• Модуль Транскрипт.Клиент — для взаимодействия системы Транскрипт с любой учетной системой
• Модуль РТС-Тендер — для обмена документами с площадкой РТС-Тендер
• Интеграция на программном уровне через API

Практика

Сайт: http://sd-praktika.ruТелефон: 8 800 200-52-21Стоимость: 5 000 р./лицензия + 250 р. за каждого пользователя в месяц

Система облачного электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса. Под словом «облачный» подразумевается, что пользоваться сервисом можно через интернет с компьютера, не устанавливая никакого дополнительного программного обеспечения.

Вы просто заходите на специальный сайт, где можете выполнять любые привычные действия с электронными документами: создавать, редактировать, направлять на согласование, согласовывать и подписывать документы электронной подписью. Вся работа с документами осуществляется через простой и удобный веб-интерфейс.

В приложении “Мобильный офис” руководитель всегда будет в курсе всех проектов и работ: создавайте голосовые, текстовые и графические резолюции, рассматривайте и подписывайте документы, отправляйте поручения и назначайте исполнителей.

Каждому пользователю системы предоставляются только те инструменты и данные, которые нужны для выполнения его задач. Подписывать документы электронной цифровой подписью можно как в веб-интерфейсе системы, так и в мобильном приложении.

Что входит в стоимость облачной версии?

• Абонентская плата за пользование лицензией
• Установка «Мобильного офиса» на устройства пользователей
• Установка модуля Document Uploader на рабочие места делопроизводителей
• Обучение пользователей удаленно или в нашем офисе
• Обновление версий системы
• Техническая поддержка

Вы можете оформить договор на срок от 1 месяца и, если вам понравится, подключиться к системе на более длительный период.

Преимущества электронного документооборота

Что смогут компании с системой ЭДО? 

Ускорить бизнес-процессы

ЭДО не перестраивает бизнес-процессы, а оптимизирует их. Он ускоряет все операции, связанные с документооборотом. Согласовать, подписать и отправить документы можно за несколько секунд. При этом привычная схема работы в компании не меняется. Сотрудники, которые раньше работали с бумагами, продолжают это делать, но только в электронном формате. 

Обмениваться электронными счетами-фактурами 

Некоторыми документами можно обмениваться по электронной почте. Однако, согласно Налоговому кодексу, электронные счета-фактуры нужно передавать только через систему электронного документооборота, организованную компанией-оператором. 

Обеспечить юридическую значимость документов

В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Электронные документы принимают налоговая, суды и другие госорганы.

Сделать документооборот прозрачным

При работе по старинке отправитель не знает, что происходит с бумажным документом. Курьер может потерять его, адресат — забыть поставить подпись. С ЭДО документооборот становится прозрачным. Например, в Диадоке вы можете отследить статус исходящего файла. Отправитель всегда знает, на какой стадии документ: получен или подписан. Все действия контрагентов сервис фиксирует в отдельном протоколе.

Сократить затраты

В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов. В среднем на пересылку пакета документов компания тратит 40–50 рублей. С ЭДО отправка обходится в 5–7 раз дешевле, а получение бесплатное. Калькулятор экономии с Диадоком подсчитает, сколько вы сэкономите на бумаге, печати и доставке. 

Сделать документооборот безопасным

Контрагенты могут отправлять друг другу документы по имейл, но это не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту и перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: передачу данных защищает шифрование. 

Освободить время сотрудников для более серьезных задач

В организациях работники могут тратить до половины рабочего дня на подписание и отправку бумажных договоров, актов, УПД и счетов-фактур. Когда документооборот переведен в электронный вид, эти операции занимают минуты. Сотрудники не отвлекаются на печать, согласование и отправку документов. Так они могут взять на себя более значимые задачи, которые помогают компании наращивать обороты и масштабироваться. 

Хранить документы в электронном архиве 

По закону хранить документы нужно не меньше пяти лет. Одни компании выделяют под хранение бумаг стеллаж, другие — целый кабинет или этаж. Есть те, кто отдает архив на аутсорс. С электронными документами проще: они хранятся на серверах, занимающих меньше места. Если пользователь работает в системе ЭДО, компания-оператор сохранит файлы на своих серверах: выделять под них отдельное помещение не придется, а получить доступ можно из любой точки мира. В Диадоке срок хранения файлов не ограничен: пользователь сможет обратиться к ним, когда захочет.

Снизить количество ошибок в документах

Перед тем, как пользователь подпишет документ, Диадок проверит:

— срок действия сертификата электронной подписи;

— соответствие документов формату, утвержденному приказами ФНС. 

Если Диадок обнаружит ошибки, он сообщит об этом пользователю. Если их нет, сразу отправит документ контрагенту. 

Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота

Внедрением ЭДО занимаются компании-операторы. Они берут на себя основную работу: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Заключать договор с оператором не надо. Достаточно оставить заявку, получить сертификат электронной подписи и оплатить тариф. 

В крупных компаниях внедрить ЭДО сложнее. В процессе обычно участвуют главный бухгалтер, финансовый директор, руководитель фирмы. С внедрением помогают IT-специалисты: они разбираются с технологиями, настраивают работу и учат менее опытных коллег пользоваться сервисом. В небольших компаниях процесс часто курирует один бухгалтер. 

Отлично, если на предприятии есть эффективная и устоявшаяся цепочка документооборота. Менять ее не нужно. ЭДО не вмешивается в работу, а оптимизирует ее. Но бывает, что документооборот еще не запущен или его нужно доработать. Тогда перед внедрением ЭДО нужно определить, кто из сотрудников просматривает, согласовывает, подписывает, отправляет файлы. В Диадоке для просмотра файлов КЭП не нужна — достаточно логина и пароля. Подписать и отправить документ могут только сотрудники с КЭП.

Квалифицированная электронная подпись — КЭП

Квалифицированная электронная подпись — самая защищенная из ЭП. Она представляет собой записанный на электронный носитель (токен) шифр и не только подтверждает, что документ был отправлен конкретным человеком, но и гарантирует, что после подписания не вносилось никаких изменений.

Безопасность достигается за счет того, что:

• Технология КЭП контролируется ФСБ — ведомство сертифицирует программное обеспечение и определяет строгую структуру сертификата.
• Подпись может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр (УЦ).
• ЭП работает только в связке со СКЗИ — средством криптографической защиты информации.

Квалифицированная электронная подпись позволяет адресату проверить, кто и когда подписал документ. Вдобавок ее файл включает в себя информацию о содержимом документа, следовательно, фальсификации невозможны. СКЗИ проверяет, совпадают ли данные в документе с данными в файле подписи. Если они идентичны, значит, изменения после визирования не вносились.

КЭП сразу, без уточнения внутренним дополнительным соглашением, придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи. Поэтому такая подпись — основной вид ЭП, используемый для электронного документооборота, в том числе для:

• сдачи отчетности в контролирующие органы;
• участия в электронных торгах;
• регистрации онлайн-кассы;
• обмена договорами, соглашениями, счетами и иными документами с контрагентами и сотрудниками.

В ряде случаев КЭП и вовсе единственный возможный выбор. Речь о формализованных документах — счетах-фактурах, универсальных передаточных документах (УПД), их корректировках. Электронный документооборот с государственными информационными системами и органами — Росреестром, ФСС, ПФР и другими — тоже возможен только с КЭП.

Способы перехода на электронный документооборот с контрагентами

Существует два способа перехода на ЭДО с контрагентами — напрямую или через оператора электронного документооборота. Рассмотрим каждый из них.

Прямой обмен документами

Контрагенты обмениваются документами через электронную почту или специальное решение. В этом случае оператора ЭДО привлекать не нужно. Организациям потребуется самостоятельно:

• настроить формирование электронных документов по установленным форматам ФНС России,
• договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
• заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес-партнером,
• организовать техническую возможность для обмена документами,
• обеспечить безопасность обмена.

Главное ограничение при прямом обмене документами — передавать так счета-фактуры нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде только через оператора ЭДО. Как третья сторона оператор фиксирует дату отправки и получения документа, проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи продавца и покупателя, сохраняет все служебные документы, подтверждающие факт отправки и получения.

Обмен через оператора ЭДО

Организации отправляют и принимают документы в системе электронного документооборота оператора ЭДО. Достаточно подключиться к готовому сервису и присоединиться к регламенту оператора. Это упрощает взаимодействие с контрагентами, так как за обмен документами отвечает оператор, который:

• получает все необходимые лицензии для работы в правовом поле,
• создает технологические возможности и соблюдает другие условия для законного обмена счетами-фактурами в электронном виде,
• поддерживает форматы, утвержденные налоговой для формализованных документов,
• уведомляет ФНС о присоединении новых участников к ЭДО,
• гарантирует безопасность передачи данных и защищает от перехвата документов,
• фиксирует действия с документами со стороны всех участников сделки. Если возникнет спор, данные от оператора могут стать доказательством в суде,
• хранит документы столько лет, сколько положено по законодательству.

Кроме того, оператор поддерживает клиентов в процессе запуска ЭДО, подключения контрагентов и работы в сервисе.

После того как организация выбрала оператора ЭДО, нужно направить ему заявление об участии в электронном документообороте. В Диадоке такое заявление сформируется автоматически. Когда новый пользователь попробует впервые отправить формализованный документ, система предложит подтвердить отправку заявления. Затем на основе заявления оператор готовит информационное сообщение и передает его в ФНС. Это нужно, чтобы оповестить налоговый орган о том, что компания обменивается с контрагентами документами в электронном виде. В будущем по требованию ФНС можно будет представить электронные документы.

Есть ли недостатки у ЭДО?

Некоторые компании не переходят на электронный документооборот, потому что видят в нем свои недостатки. Разберем некоторые заблуждения относительно ЭДО на примере Диадока.

Перейти на ЭДО слишком сложно

После привычного бумажного документооборота переход на ЭДО кажется сложным. Но в действительности внедрить электронный документооборот проще, чем кажется: работать можно даже в браузере. Например, веб-сервис Диадока похож на электронную почту. В нем есть папки с «Входящими», «Исходящими», «Удаленными» файлами. Но вместо обычных писем — юридически значимые документы. 

Пользователи, которые не хотят работать в браузере, могут внедрить Диадок в свою учетную систему. Это удобно: вести учет и обмениваться документами можно в одном сервисе, не перемещаясь между вкладками. Интегрировать ЭДО можно в любую систему с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API Диадока и решения для SAP. С внедрением помогут специалисты Контура: они подробнее расскажут о каждом интеграционном решении, наладят работу  и научат обмениваться электронными документами в вашей учетной системе. Если важна мобильность, можно использовать приложение для смартфона: есть версии для iOS и Android.

К ЭДО долго подключаться

Перспектива подключения сервиса ЭДО может напугать. Кажется, что придется долго согласовывать условия с компанией-оператором и подписывать договор. На самом деле все проще. Для подключения к Диадоку достаточно принять условия лицензионного соглашения и оплатить тариф, для этого не надо даже ехать в офис. Вам остается только войти в сервис по сертификату КЭП или логину. 

На ЭДО нужно переводить контрагентов 

Обмениваться электронными документами предстоит с контрагентами, которые тоже должны внедрить ЭДО. Но активация партнеров — задача не только абонента, но и оператора. Диадок решает ее с помощью:

— сервиса, который проверяет, кто из партнеров уже перешел на ЭДО. Доступна массовая проверка: загружаете файл со списком ИНН и узнаете, с кем начать обмениваться электронными документами можно уже сейчас; 

— бесплатного инструмента «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о том, что вы перешли на новый формат работы. Компания, которая ответила на приглашение согласием, сразу появится в списке активных контрагентов. 

К тому же эксперты Диадока помогают с привлечением контрагентов. Они напишут приглашения к обмену электронными документами от имени вашей компании, организуют рассылку допсоглашений о переходе на ЭДО, проведут обучающие вебинары. По данным экспертов, примерно треть организаций отказывается от бумажного документооборота в пользу ЭДО после знакомства с сервисом и его возможностями. Подробнее о том, как можно привлечь контрагентов, мы рассказали на сайте Диадока. 

Госорганы не примут электронные документы

Закон РФ уравнивает документы с ЭП и собственноручной подписью. Представить в суд или ФНС можно не только файлы в электронном виде, но и их визуальные образы со штампом подписи. Если налоговый инспектор придет с проверкой и захочет познакомиться с оригиналами, налогоплательщик может скопировать необходимые документы на отдельный компьютер и предоставить для ознакомления проверяющему.

Надежнее хранить документы в бумажном виде, чем в электронном 

Бумажный архив привычнее, поэтому кажется надежным. Но в действительности сберечь бумаги сложнее, чем электронные файлы. Папка с документами может затеряться, сотрудник — выкинуть по ошибке важную бумагу, курьер — не передать акт получателю. С электронными файлами этого не произойдет. 

Достать нужный документ из Диадока можно в любой момент. Для надежности сервис хранит три копии одного файла на разных серверах. Это гарантирует, что данные не потеряются. 

2011 год

Постановление Правительства от 26.12.2011 №1137

Действующий

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Федеральный закон РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ

Действующий

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

ПИСЬМО Минфина РФ от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@

Об отдельных вопросах применения электронных документов

ПИСЬМО Минфина РФ от 26.08.2011 № 03-03-06/1/521

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП)…

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/25

Разъяснения по вопросу об аккредитации операторов электронного документооборота.

Федеральный закон РФ от 19.07.2011 № 245-ФЗ

Действующий

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

ПИСЬМО Минфина РФ от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409

Ответ на вопросы об юридической значимости электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, и о возможности представления по требованию налогового органа по ТКС документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль.

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н

Утративший силу

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Федеральный закон РФ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Действующий

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. С 01.07.2012 полностью заменит ФЗ РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

Приказ ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@

Действующий

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)»

ПИСЬМО Минфина РФ от 01.02.2011 № 03-03-06/1/47

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (КИС)…

ПИСЬМО Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 11.01.2011 № 03-03-06/1/3

Разъяснения по вопросу об юридической значимости первичных электронных документов (в частности, акта о приеме-передаче объекта основных средств (типовая форма ОС-1), служебного задания для направления в командировку и отчете о его выполнении (типовая форма Т-10а), авансового отчета (типовая форма АО-1)).

Оборот отчетных и прочих обязательственных документов с государственными органами

Но в самом общем случае предприятию следует ориентироваться на необходимость оформления именно квалифицированной ЭЦП в удостоверяющем центре. Следует иметь в виду, при этом, что законом не предусмотрено общей для всех правоотношений квалифицированной электронной подписи. В этом ее отличие от собственноручной подписи человека — которая будет иметь одинаковую юридическую силу вне зависимости от того, на каком документе будет проставлена. Возможно, такая же универсальная ЭЦП когда-то появится, но пока нет — вероятно, связано это, пусть и с минимальными, но все же сохраняющими актуальность рисками, которые характеризуют применение аппаратных средств в рамках использования квалифицированных ЭЦП. Носитель, связанный с закрытым ключом ЭЦП — «токен», теоретически, все же можно потерять — или упустить момент его передачи не в те руки. И лучше, если к нему будет прикреплена одна или несколько подписей для небольшого перечня правоотношений — так, чтобы держатель ключа не смог совершить с ЭЦП все, что ему вздумается.

Как следствие — для осуществления документооборота с государственными органами в необходимой полноте, предприятие должно оформить необходимое количество электронных подписей — приспособленных к документообороту с определенными ведомствами.

Технически возможно (и, как правило, регулярно осуществляется на практике) их привязка к одному «токену» (и это значительно усиливает универсальность ЭЦП — делая возможным ее применение в разных правоотношениях). Большинство УЦ поставляют подписи в составе именно таких «пакетных» продуктов. Таким образом, проблем с «комплектованием» ЭЦП у современного российского предприятия в принципе быть не должно.

Есть еще один нюанс — характеризующий «стыковку», опять же, двух разных категорий ЭДО. Отчетные и иные обязательственные документы (например, заявления, разъяснения, корректировки, счета, выписки — и прочие, что могут составляться при взаимодействии с проверяющими органами), очевидно, составляются на предприятии ответственными работниками. Соответственно, их оборот в рамках взаимодействия предприятия с государственными органами тесно пересекается с внутрикорпоративным — в части подготовки и учета таких документов. Таким образом, самым эффективным программным средством, которое может быть использовано при подобном взаимодействии, будет то, которое интегрировано с интерфейсами внутрикорпоративной системы ЭДО (вполне возможно, совместимых также с задачами, что характеризуют ведение межкорпоративного документооборота). Либо — является его функциональной частью. Это позволит предприятию не тратить время и ресурсы на согласование двух направлений документооборота — а если интерфейсы системы ЭДО совместимы и с межкорпоративным информационным обменом, то и всех трех рассматриваемых направлений.

​С какими сложностями можно столкнуться при переходе на ЭДО

Если вы для работы используете нетиповую учетную систему или у вас очень большой объем документов, то вам может потребоваться персональное техническое решение. Но в таких случаях настройки делают сотрудники компании оператора и ваши технические специалисты. На выходе бухгалтер получает готовую программу, которой остается только начать пользоваться.

Самое сложное, что вас ждет, — это перестройка. Нужно:

• определить порядок обработки, создания и отправки документов, привыкнуть к новой системе и набить руку;
• установить в компании правила, по которым вы будете работать с электронными документами. Это потребует сил и времени, но в итоге вы получите отлаженный процесс документооборота.

«На этапе внедрения специалисты Контур.Диадок показывают и рассказывают на примере, как создавать, редактировать и отправлять документы. Мы можем обучить человека, как пользоваться программой. А если у него возникают вопросы по ходу работы, то у нас есть круглосуточная техподдержка, в которой ответят на любой вопрос. Поэтому мы считаем, что самая большая сложность, с которой вам придется столкнуться, — это побороть страх перед неизвестным и новым».

Как пригласить контрагента к ЭДО

В Диадоке обмен документами возможен только после того, как обе стороны добавили друг друга в список контрагентов. Для этого нужно обменяться приглашениями.

Как принять приглашение

1. Перейдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Если есть новые запросы от контрагентов, то напротив него будет какое-то число.

2. Наведите курсор на строку с нужной организацией и нажмите на кнопку «Принять приглашение». Организация будет добавлена в список ваших контрагентов.

3. Если вы не планируете обмениваться документами с этой организацией, нажмите на кнопку «Отказать». Контрагенту будет отправлен отказ в запросе, организация попадет в список «Заблокированные». Чтобы убрать контрагента из этого списка, ему нужно будет отправить новое приглашение.

Как отправить приглашение

1. На вкладке «Контрагенты» нажмите на «Поиск и приглашение». В строке поиска введите название или ИНН организации. Наведите курсор на нужную организацию и нажмите кнопку «Отправить приглашение».

2. Вы можете проверить сразу всех своих контрагентов, загрузив xls-файл со списком ИНН. Таблицу можно выгрузить из 1С или подготовить вручную. В сервисе есть подсказки, следуйте им.

Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Итак, если с понятием ЭДО и основными преимуществами мы разобрались, то теперь предлагаю рассмотреть основные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, а также процессы внедрения указанных систем.

Как уже стало ясно из информации выше, недостаточно просто приобрести и установить программное обеспечение, важно обучить сотрудников и полностью перестроить весь производственный процесс вашего предприятия. Если вы только начинаете вести предпринимательскую деятельность, тогда вам будет немного легче, так как бизнес-процессы еще не запущены

Процесс внедрения ЭДО в уже функционирующей компании должен происходить постепенно. Поэтапно подключая все структурные подразделения предприятия к работе.

Самым первым этапом будет являться создание автоматизированного делопроизводства. На всех этапах вы можете столкнуться не только с техническими проблемами, но и с психологическими, так как сложно “ломать” уже устоявшиеся правила.

Важно приобретать и устанавливать ПО для ЭДО у одного поставщика, тогда настройка всей системы будет гораздо проще и не даст сбоев. Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации

Давайте рассмотрим основные требования для осуществления процесса внедрения электронного документооборота в организации.

Во-первых, наличие компьютерной техники для установки программного обеспечения;

Во-вторых, все сотрудники предприятия, причастные к данному процессу должны быть уверенными пользователями ПК и иметь к  нему доступ;

В-третьих, между коллективом должны быть электронные средства связи, такие как электронная почта, skype и так далее;

Ну и наконец, административный сектор компании должен быть готов к тому, что вместо привычной “ручной” подписи будет использоваться электронная подпись.

Таким образом, при соответствии всем указанным требованиям, можно приступить к переходу на использование электронных документов и электронного документооборота.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки