Как правильно рассчитать отпускные в 2021 году. примеры и калькулятор расчета

Кому из работников полагаются дополнительные дни отпуска

Прежде чем приступать к определению величины денежной выплаты, положенной гражданину за дни неиспользованного отпуска, следует определиться с его продолжительностью, ведь некоторым категориям трудящихся полагается более длительный срок отдыха. Ниже приведена таблица, с перечнем основных групп работников, которым предоставляется трудовое поощрение в виде дополнительных выходных.

В разработанном онлайн-калькуляторе представлен не весь перечень льготных категорий трудящихся, а лишь основные группы. В том случае, если вашей категории не представлено в выпадающем списке поля «Количество календарных дней отпуска, полагающихся работнику за полностью отработанный рабочий год», следует выбрать раздел «Другое» и самостоятельно вписать количество дней, положенных к отдыху, заранее уточнив информацию в соответствующих законодательных актах.

Калькулятор отпускных – как с ним работать:

1) Для расчета отпускных (компенсации) необходимо указать расчетный период, за который нужно рассчитать отпускные. Это может быть период в 12 месяцев, предшествующих дате начала отпуска (или увольнения), либо другой, Вы можете выбрать нужный год и месяц самостоятельно. Правила выбора расчетного периода указаны в постановлении Правительства от 24.12.2007 № 922. Также в калькуляторе отпускных нужно выбрать один из трёх видов отпуска.

2) Если в расчетном периоде есть периоды, которые надо исключить, то ставьте галочку рядом с “Есть периоды исключения”, здесь калькулятор отпускных покажет вам отдельную строчку, в которой Вы указываете количество календарных дней исключений.

3) Зарплата должна быть указана сумма заработной платы и других начислений, а также с учетом повышения должностных окладов (тарифных ставок), если таковые имелись. На первом шаге калькулятор отпускных предлагает ввести размеры оклада до повышения и после повышения, указывая при этом месяц.

4) На втором шаге калькулятор отпускных предлагает помесячную таблицу начислений, рассчитывая при этом самостоятельно повышающий коэффициент (если на первом шаге была поставлена галочка напротив строчки “расчетном периоде было повышение зарплаты по организации или подразделению”)

5) На третьем шаге калькулятор отпускных рассчитает вам сумму отпускных к выплате, размер налога НДФЛ и сумму к выплате без НДФЛ

На каждом из трёх шагов, из которых состоит онлайн-калькулятор отпускных, есть всплывающие подсказки и ссылки на законы или нормативные документы, регламентирующие соответствующие расчеты. Так как калькулятор отпускных является частью профессионального бухгалтерского онлайн-сервиса, вернее настоящей онлайн-бухгалтерии, где ежедневно ведется учет не одной сотни тысяч предприятий, то его актуальность является неизменной, и за его актуальностью следят десятки сотрудников компании-разработчика сервиса – СКБ Контур.

Если вы бухгалтер, и хотите попробовать все возможности онлайн-бухгалтерии для зарплатного, налогового или бухгалтерского участка предприятия, а также для обслуживающей бухгалтерии (с многопользовательским режимом) – регистрируйтесь в нашем сервисе, первые 14 дней использования Контур Бухгалтерия вам дарит в качестве приветственного подарка по промокоду 1240, также по акции с данным промокодом Контур Бухгалтерия подарит вам 3 месяца обслуживания на любом платном тарифе – они прибавятся автоматически:

Нюансы расчета отпускного стажа

При определении отпускного стажа важно знать, какие периоды включаются в расчет, а какие нет. К включаемым периодам относится (ст. 121 ТК РФ):

• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место/должность (например, это ежегодный оплачиваемый отпуск, выходные дни, нерабочие праздничные дни, период болезни, отпуск по беременности и родам и т.д.);
• отпуск за свой счет, продолжительность которого не превышает 14 календарных дней в течение рабочего года;
• период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего не по своей вине обязательный медицинский осмотр;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе.

Конкретные примеры вычислений с учетом последних изменений

Стоит подробнее рассмотреть примеры начисления отпускных. Существует несколько особенностей, о которых бухгалтер должен знать заранее. Проще всего, когда сотрудник полностью отработал весь отчетный период. Но такое случается довольно редко, поэтому приходится осуществлять дополнительные манипуляции во время выполнения расчета.

Если сотрудник отработал неполный год

Обычно бухгалтерам приходится сталкиваться с ситуацией, когда работник был на больничном или не выполнял свои трудовые обязанности по другим причинам. В этом случае необходимо вычитать пропущенные дни.

Алгоритм расчета:

1. для определения среднего заработка используется два коэффициента: сумма выплат за 12 месяцев и общее количество фактически отработанных дней за этот период. Затем данная сумма делится на число дней для получения среднего заработка за смену;
2. определить количество календарных дней отпуска можно по следующей формуле: 29,3 x число отработанных полностью месяцев + число дней в не полностью отработанных месяцах;
3. определение календарных дней отпуска в месяцы, когда сотрудник имел пропуски, происходит по следующей формуле: количество отработанных дней / общее количество дней в месяце x 29.

На самом деле нет ничего сложного, но надо быть внимательным и изучать сведения о фактически отработанном времени.

Если нет отработанных дней и дохода

Иногда рассчитать средний заработок сложно, так как предшествующие 12 месяцев конкретно взятый сотрудник не работал и не получал зарплату. Тогда за основу берут предшествующий период.

При этом бывает несколько сценариев:

1. сотрудник не работал 12 месяцев, но был активен ранее. Чаще всего такое встречается, когда женщина была в отпуске по уходу за ребенком. Например, если в 2018 году сотрудник не выполнял свои трудовые обязанности, но в 2017 году работал, согласно штатному расписанию, берется предыдущий период. Сложностей в расчетах не возникает;
2. не было отработано два года, однако работнику потребовался срочный отпуск практически сразу после трудоустройства. То же касается перевода из одной фирмы в другую, что не запрещено положениями ТК РФ. Например, отработав один месяц, сотрудник подает заявление на отпуск (допускается, если в другой организации он работал 5 месяцев). Тогда для расчета берется доход и отработанный период. То есть, зарплата делится на общее число дней в отработанном периоде. Для перевода календарных дней в рабочие (необходимо для расчета среднего дневного заработка) применяется формула — Фактическое число отработанных дней за месяц / количество дней в месяце * 29,3;
3. ранее сотрудник никогда не работал. Эта ситуация происходит редко. Тогда применяются стандартные формулы, а для расчета дохода используется окладная часть, прописанная в договоре.

Чаще всего бухгалтеру приходится работать с первым случаем, который редко вызывает проблемы во время расчета отпускных.

Если работник получал премии

Существует премиальная часть зарплаты, которая также влияет на размер отпускных.

Практически все виды премиальных компенсаций участвуют в формировании среднего размера оплаты труда.

Как рассчитать количество неиспользованных дней — инструкция

Что позволяет посчитать онлайн калькулятор:

• длительность отпускного стажа — периода работы у конкретного работодателя, дающего право на ежегодный отпуск (считается в полных годах, месяцах и днях);
• количество неиспользованных дней отдыха, подлежащих компенсации при увольнении.

Исходные данные для расчета:

Для проведения онлайн расчета ничего нажимать не надо, калькулятор автоматически без перезагрузки рассчитает продолжительность отпускного стажа и количества неиспользованных дней на указанную дату.

Зная количество неотгулянных дней, можно рассчитать компенсацию при увольнении.

Ниже для пояснения работы калькулятора приведен алгоритм расчета остатка неиспользованного отпуска при увольнении сотрудника в 2019 году.

Пример подсчета отпускного остатка для 2019 года

Исходные данные:

Заполнение полей онлайн калькулятора:

• 1 — 10.08.2016;
• 2 — 15.11.2019;
• 3 — 56;
• 4 — 10 (7 дней отгулов без сохранения заработной платы и 3 дня прогулов);
• 5 — 28.

Результаты расчетов:

Формулы и алгоритм вычислений

За каждый рабочий год сотруднику положен отпуск годовой продолжительности, установленный для него ТК РФ и трудовым договором. В стандартном случае это 28 дней, в отдельных случаях может быть больше данной продолжительности.

При работе по срочному трудовому договору сроком меньше 2-х месяцев или заключенному на время сезона отпуск предоставляется в особом порядке. Как рассчитать неиспользованный остаток для срочных работников, читайте здесь.

Чтобы узнать, сколько дней неиспользованного отдыха положено работнику следует выполнить такие шаги:

• рассчитать отпускной стаж;
• посчитать общую продолжительность положенного отдыха за весь период трудовой деятельности у работодателя;
• выяснить число использованных дней отдыха;
• рассчитать количество неиспользованного остатка.

Правила расчета стажа изложены здесь.

Считаются последовательно рабочие годы с даты приема в компанию. Если встречаются дни исключаемых периодов, то они отодвигают окончание рабочего года на соответствующее число дней.

Отпускной стаж выражается в полных месяцах, за каждый положен отдых продолжительностью = Годовая длительность / 12 мес.

После расчета общего числа дней, положенных за все время работы, отнимается уже истраченные дни, итогом будет искомая величина неиспользованного остатка.

Для примера выше проведем расчет вручную без использования онлайн калькулятора.

Дата трудоустройства — 10.08.2016, дата увольнения — 15.11.2019.

Отпускной стаж:

• 1-й рабочий год: с 10.08.2016 по 09.08.2017 — 12 полных месяцев работы;
• 2-й рабочий год: с 10.08.2017 по 09.08.2018 — 12 полных месяцев;
• 3-й рабочий год: с 10.08.2018 по 16.08.2019 (дата окончания сдвинута на 7 исключаемых дней отгулов за свой счет) — 12 полных месяцев;
• 4-й рабочий год: с 17.08.2019 по 15.11.2019  (в этом периоде 3 неучитываемых дня прогула) — 2 мес. и 27 дня округляются до 3 полных месяцев;
• отпускной стаж = 39 месяцев.

За каждый месяц положено = 28/12 = 2,33 дня отпуска.

За отпускной стаж положено = 39 мес. * 2.33 дн. = 91 дн.

Неиспользованные дни = 91 — 56 = 35 дн. — за них работнику будет выплачена компенсация при увольнении.

Как посчитать неиспользованные дни отпуска при увольнении

1-й способ

Данный метод был предложен еще в советское время Наркомом труда. На основании этого правила, сотрудник, отработавший не меньше 11-ти месяцев в году и не ушедший на «каникулы», обладает прерогативой на компенсационное возмещение 4-х недельного отдыха. Если человек занимался выполнением должностных обязательств на фирме меньше 11-ти месяцев, вознаграждение подсчитывается за фактическое время исполнения обязательств. Определение пропущенных дней отгулов по приведенному методу выполняется по предложенной формуле:

Ку = (Мо х Ко) / 12, где:

• Ку – результат подсчета искомых дней отдыха.
• Мо – месяцы, проработанные сотрудником на фирме.
• Ко – длительность отдыха (в днях), причитающегося за трудовой год.

Надо заметить, что, сегодня, эта формула применяется в судебной практике.

Формула

За расчетное время берется завершающий год трудовой деятельности. Если лицо трудилось менее года, то берется фактически проработанное время на фирме. З/плата в форме отображается в рублях. В ней подлежат учёту все начисления по оплате трудовой деятельности.

Не подлежат учёту в доходе следующие начисления:

• Начисления по больничным листкам.
• Декретные по беременности и родам, а также ухаживанию за ребенком до 1.5 лет.
• Полученные отпускные за ежегодные «каникулы».
• Командировочные, за период производственной необходимости.
• Прочие компенсации, не связанные с з/платой (питание, проездные)
• Премии и бонусы, не относящиеся к оплате труда (к примеру, материальная помощь).

Записать число проработанных месяцев на фирме

Подсчет всего трудового времени ведется, с даты устройства на фирму до дня ухода с неё. Такой отрезок времени носит название «отпускной стаж». За каждый месяц труда добавляется 2,33 дня покоя. Проработанное время в онлайн-форме отображается в месяцах.

Заполнить значение полученных дней покоя

Требуется высчитать, сколько дней специалист отгулял на день отставки. Показатель (в днях) нужно заполнить в соответствующее окно онлайн-формы.

Записать количество дней по месяцам, в которых человек исполнял свои обязанности

Если в месяце нет прогулов, то в окне онлайн-формы автоматически отображаются календарные дни.

Если в месяце имелся больничный листок, отгул, командировочные, прогулы, пропуск по прочим обстоятельствам, то дни, попадающие на данный отрезок месяца, вычитаются от значения календарных дней в нужном окне месяца. В окно онлайн-формы заносится показатель разности между значением календарных дней и дней, попадающих в вышеперечисленный перечень.

Установить дату ухода с фирмы

Данное окно можно не заполнять. Если окно будет пустым, расчет будет выполнен по умолчанию на текущую дату.

Щелкнуть мышкой по кнопке «Рассчитать».

После данного действия онлайн-форма выполнит расчет и выдаст полученный результат внизу.

Предложенный On-Line-калькулятор обеспечивает подсчет компенсационной суммы пропущенных дней покоя при отчислении с фирмы.

Кроме суммы компенсирования онлайн-форма высвечивает промежуточные показатели, применяемые при расчете:

• Средний доход в день.
• Проработанное время.
• Число пропущенных дней покоя, за начисленное компенсирование при отставке.

Примеры

Исходные сведения:

• 10 августа 2019 года работающее лицо приняло решение покинуть фирму по личной инициативе.
• Дата устройства на фирму —10.01.2017
• За период с 01.08.2017 по 30.07.2019 заработано 290 000 руб.
• Человеком использовано 28 дней покоя.
• В июле 2019 лицо было командировано на 10 суток.

Расчет компенсированных начислений за пропущенные дни покоя в онлайн-форме:

Поля формы заполняются следующими сведениями:

• В первое окно – 290000.
• Во второе – 19 (отработано месяцев за отрезок времени с 10.01.2017 по день отчисления по своей воле 10.08.2019).
• В третье — 28 (длительность передышки). При нажатии на это окно всплывает окно с месяцами, в которые требуется внести поправки по проработанным дням. В предлагаемом примере записываются только в июле 2019 года цифра 21 (31 — 10 дней командировочные).
• В четвертое окно – выбирается дата отставки – 10 августа.
• Нажатие на кнопку «рассчитать»

Зарплата + отпускные У основного работника начисленная сумма заработной платы за месяц и отпускных текущего месяца оказалась ниже минзарплаты. Нужно ли рассчитывать и начислять ему трудовую доплату? С какой суммы уплачивать ЕСВ?

Суммы среднего заработка, которые сохраняются за работником за время его отпуска, не включают в заработную плату для обеспечения ее минимального уровня.

Такой вывод следует из положений статьи 31 Закона об оплате труда. Согласны с ним и в Минсоцполитики (см. письма от 13.02.2017 г. № 322/0/101-17/282(ср. 025069200) и от 21.03.2017 г. № 791/0/101-17/282). Ведь отпускные — это выплата, начисленная за неотработанное время (см. п.п. 2.2.12 Инструкции № 5**). Их расчет производят в соответствии с Порядком № 100, а не в зависимости от месячной (часовой) нормы труда, установленной работнику, в месяце, на который приходится ежегодный отпуск. Следовательно, если на текущий месяц приходится отпуск работника, то для обеспечения минимального размера заработной платы (выполнения требования ст. 31 Закона об оплате труда) заработную плату, начисленную ему за фактически выполненную норму труда, следует сравнить с минзарплатой, рассчитанной пропорционально выполненной норме труда. Отпускные отбрасываем.

** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Пример. Работник будет находиться в ежегодном отпуске с 16 по 29 апреля 2018 года. Сумма отпускных — 1423,80 грн. Оклад работника — 2500,00 грн. Сумма основной зарплаты за фактически отработанное время (10 рабочих дней), рассчитанная исходя из оклада работника, — 1250,00 грн. Доплат, надбавок, премий нет.

В сравнительных расчетах участвует только заработная плата за фактически отработанное время (1250,00 грн.). Апрельские отпускные в расчет не берем. Минзарплатный предел по работнику составит: 3723,00 грн. : 20 р. дн. х 10 р. дн. = 1861,50 грн., где 20 — количество рабочих дней в апреле 2018 года согласно графику работы предприятия. Заработная плата, рассчитанная исходя из уровня минзарплаты за отработанные дни апреля (1861,50 грн.), выше заработной платы работника за фактически отработанное время (1250,00 грн.). Следовательно, работнику начисляем трудовую доплату, сумма которой равна разнице между этими двумя величинами: 1861,50 грн. — 1250,00 грн. = 611,50 грн. Общая сумма зарплаты за апрель 2018 года (основная зарплата + трудовая доплата + отпускные) составит: 1250,00 грн. + 611,50 грн. + 1423,80 грн. = 3285,30 грн.

Если оклад (месячная тарифная ставка) работника равен или выше 3723,00 грн. (часовая тарифная ставка равна либо выше 22,41 грн.), то с трудовой доплатой можно не заморачиваться. А вот ЕСВ обязательно проконтролируйте. Если фактическая база начисления ЕСВ, определенная по основному работнику-отпускнику-неинвалиду, оказалась ниже «минималки», обязательно на разницу доначисляйте ЕСВ.

Воспользуемся условиями приведенного выше примера. База начисления ЕСВ, рассчитанная по работнику, — 3285,30 грн. Она ниже минимальной заработной платы (3723,00 грн.). Поэтому на разницу между этими двумя величинами (437,70 грн. (3723,00 грн. — 3285,30 грн.)) доначисляем ЕСВ. Общая сумма ЕСВ составит: (3285,30 грн. х 22 % : 100 %) + (437,70 грн. х 22 % : 100 %) = 819,06 грн.

И в заключение — полезная таблица.

Таблица 2. Информация о количестве календарных дней, принимающих участие в расчете отпускных в 2018 году

Пример расчета по-новому

Рассмотрим как происходит расчет отпускных на основании выше рассмотренных формул.

При ежегодном отпуске

Длительность отпуска составляет 28 дней. За рассматриваемый период у него был больничный лист в октябре 2018 года га 7 дней.

РК окт = (31-7)/31)*29,3=22,68 – расчетное количество календарных дней в октябре

СрЗПд =(310000-5800)/ (11*29,3+22,68) = 881,79 рублей

Сумма отп.= 881,79*28= 24690, 12 рублей

Данная сумма больше 11280 рублей (МРОТ), поэтому начисление отпускных производим из расчета зарплаты Иванова П.Д.

Сумма отп. на руки= 24690,12 — 24690,12*13%= 21480,12 рублей.

Компенсация при увольнении

Менеджер ООО «Столица» Петров С.Д. увольняется 15 февраля 2019 года. Его зарплата с 01 февраля 2018 года по 31 января 2019 года составила 325000 рублей. В соответствии с приказом ему необходимо компенсировать 33 дня отпуска. Рассматриваемый период отработан им полностью без больничных и отпускных.

СрЗПд = 325000/12/29,3 = 924,35 рублей.

Сумма комп. = 924,35*33=30503,55 рублей.
Сумма комп. на руки = 30503,55- 30503,55*13%=26538,55 рублей.

Как пользоваться калькулятором

Инструкция по использованию калькулятора дней отпуска

1. Измените данные поля «Продолжительность ежегодного отпуска», если у вас другая продолжительность. Также введите число использованных дней, если вы это знаете.
2. В полях «Дата приёма на работу» и «Расчетная дата» введите свои даты. Расчетная дата это дата, на которую вы хотите получить расчет. Эти поля обязательны к заполнению.
3. Введенные данные в поля таблиц «Отсутствие на рабочем месте без причин» и «Отпуск по уходу за ребенком» будут соразмерно вычитать дни отпуска.
4. Введенные данные в поля таблицы «Отпуск без сохранения заработной платы» также будут соразмерно вычитать дни отпуска за исключением первых 14 календарных дней в каждом годе.
5. Нажмите «РАССЧИТАТЬ». Полученный результат вы можете сохранить в doc-файл.

Примите также во внимание:

• Используйте кнопку «Сегодня» (кружок с точкой) для быстрой вставки текущей даты.
• Используйте добавление, удаление и очищение нужных полей соответствующими кнопками для более быстрого и удобного внесения и изменения информации.

Правила расчета отпускных.

При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняются место работы (должности) и средний заработок. При расчете среднего заработка следует руководствоваться нормами ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается по формуле:

Количество календарных дней в неполном календарном месяце = (Среднемесячное число календарных дней (29,3) / Количество календарных дней этого месяца) * Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце

Рассмотрим на примерах порядок расчета среднего заработка.

При расчете отпускных надо учитывать следующие особенности:

• если сотрудник работает в учреждении меньше года, то количество отработанных дней и база для расчета отпускных определяется со дня приема на работу до 1-го числа месяца, в котором он идет в отпуск (п. 4, 10 Положения № 922);

• если работник трудится неполный день или неполную неделю, то ему положен оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 93, 115 ТК РФ). В расчет отпускных включаются все выплаты без пересчета их пропорционально отработанному времени (п. 12 Положения № 922);

• если работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком, трудится неполное время, то оплачиваемый отпуск ему не положен (письма ФСС РФ от 14.07.2014 № 17-03-14/06-7836, Роструда от 15.10.2012 № ПГ/8139-6-1).